טיפים ועצות לניהול מייל מקצועי

עשרה כללי זהב לניהול המייל

1

טפלו במיילים פעם ביום לפחות בשיטת 1-2-3

2

לא בודקים מיילים כל דקה!

3

זמן ביומן לטיפול במיילים שדורשים מעקב

4

מגיבים לפניות ישירות תוך 24 שעות

5

לכתוב ברור, קצר, יעיל, מקצועי

6

דיון הסתבך? עוברים לפגישה, רצוי פנים אל פנים

7

מוותרים על מערכת התיוק במייל

8

שימוש בחתימה אוטומטית, בדיקת איות ורשימות תפוצה

9

מסננים ספאם ויוצאים מרשימות דיוור מסחרי

10

בלי קיצורים, עיטורים, בדיחות, קישוטים, ציטוטים והתחכמויות.

כתבו נקי

 

ועוד מידע על גינוני מייל

תגובות למיילים

חוק מספר אחד: צריך לענות למיילים.

זה אמור לקרות תוך פרק זמן סביר – אבל לגיטימי לגמרי להסביר שהנושא בטיפול וזה ייקח זמן. העיקר שהשולח יחווה אתכם כאדם יעיל שמגיב לשאלות.

מתי מותר לא לענות

כאשר המייל הופנה בפירוש לידיעה בלבד ואף אחד לא מצפה ממך לכלום.

מתי אסור לענות

קודם כל: מומלץ לחשוב הרבה פעמים לפני שלוחצים על הכפתור הארור ‘הגב לכל’. בטוח שלא כדאי להגיב לכל המכותבים על מייל בתפוצה אדירה שמראש היה די מיותר.

ולבסוף: אם קבלת מייל שמאד מאד מכעיס אותך… עדיף לא לענות במייל אלא ליזום פגישה או שיחה. מייל הוא כלי גרוע מאד לדיונים רגשיים.

בהירות

המיילים שלך: קצרים, ברורים, מנומסים, מקצועיים, מועילים.

הגהה – זה לא רציני להוציא אימייל מלא שגיאות הקלדה או עם תוכן חסר. במיילים חשובים כדאי אפילו להפיק הדפסה לצורך ההגהה.

רק מידע רלוונטי – בקריאה החוזרת משמיטים כל מידע מיותר: מייל קצר ותמציתי תמיד טוב יותר ממייל ארוך ומסורבל.

נושא – מיילים ללא נושא משדרים חוסר מקצועיות.

ניסוח הנושא – הנושא צריך לשקף את תוכן המייל בכמה מילים. זה מאפשר למקבל לפעול במהירות מול המיילים שלך ומגדיל את הסיכוי לקבלת התייחסות עניינית.

תגובה לשרשור ארוך – לפני שעונים אפשר לסכם בכמה מילים את מה שנכתב במיילים הקודמים לטובת כל המכותבים.

חתימה – על מייל מקצועי צריכה להיות  חתימה עם שם מלא, תפקיד וטלפון להתקשרות.

נמענים

רשימת המכותבים – רק האנשים שנדרשים לפעולה ממשית (לרוב לא יותר מאדם אחד או שניים). ב-CC מוסיפים את אלה שבאמת חייבים לדעת.

אם רשימת המכותבים אדירה ו/או מורכבת מאנשים פרטיים עושים שימוש ב-BCC כדי שהמכותבים לא ייחשפו לרשימה המלאה.

סדר המכותבים – בארגונים גדולים מקובל להקדיש מחשבה לסדר המכותבים ולשים אנשים בכירים יותר קודם (סורי, זו האמת).

מה לא לעשות

כדי לעבוד נכון במייל חייבים להכניס לראש שמדובר בכלי עבודה מקצועי. ומכאן נובע ש:

  • ללא משפטים הכתובים באותיות גדולות באנגלית (שנתפסים כצעקה על ידי לא-ישראלים).
  • ללא בדיחות, אנקדוטות, הגיגים רוחניים, ציטוטי שירה ותיאורי נוף.
  • ללא קיצורים, המעיטו באמוג’ים – זו לא הודעת וואטסאפ.
  • ללא רקעים, ציורים, אנימציות, אלמנטים גרפיים קישוטיים – לא מקצועי ומסרבל.
  • ללא רגשות – כתיבה נקייה ועניינית. רגשות זה עניין לפגישה פנים אל פנים.
  • ללא אירוניה, סרקזם, עקיצות – הומור לא עובר טוב במייל.
  • מייל אינו מכתב – אין צורך ב’הנידון’, ציון כתובת, תאריך וכאלה. ניגשים ישר לעניין.
  • במיוחד מול אמריקאים: יש להציג את הדברים כשאלה, בקשה, הצעה – ולא כהוראה, הנחתה, פקודה.
  • לא לשכוח להגיד תודה (כשיש על מה…) ואם זה מתאים אפשר לכתב את המנהל הישיר של הנמען.
  • נמצא שנשים מתנצלות יותר מגברים – שימי לב לנקודה הזו ואל תקחי אחריות על דברים שלא קרו באשמתך.
  • אין לשנות ניסוח או לתקן שגיאות כתיב בתוך מיילים שנשלחו אליך.
  • לא כדאי לשלוח במייל שום דבר שיעורר בושה אם הוא יופץ בקנה מידה נרחב (כי זה בהחלט עלול לקרות).
  • אין להפיץ מייל עם מידע פרטי או בעייתי מבלי לוודא שזה מקובל על השולח המקורי.
  • לזכור תמיד: המייל בבעלות הארגון, המידע אינו פרטי ותכנים מסוימים עשויים להוות עילה לפיטורים.

מסמכים מצורפים

  1. רק בפורמט שכיח (למשל וורד או PDF).
  2. אם מראה המסמך חשוב צרו עבורו PDF – מסמכי אופיס משנים את צורתם ממחשב למחשב.
  3. כדאי לשקול שילוב של המסמך בגוף המייל – זה ישפר את הסיכוי שיתייחסו אליו.

****

מקורות

http://www.mako.co.il/nexter-archive/Article-2993d886bc85e11004.htm

http://www.articles.co.il/article/18488/7%20%D7%98%D7%99%D7%A4%D7%99%D7%9D%20%D7%9C%D7%9B%D7%AA%D7%99%D7%91%D7%AA%20%D7%90%D7%99%D7%9E%D7%99%D7%99%D7%9C

http://www.emilypost.com/communication-and-technology/computers-and-communication/105-top-ten-email-manners

https://www.microsoft.com/business/en-us/resources/technology/communications/got-email-manners-see-these-dos-and-donts.aspx

http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/12-tips-for-better-e-mail-etiquette-HA001205410.aspx

http://www.calcalist.co.il/local/articles/0,7340,L-3622970,00.html

http://www.globes.co.il/news/article.aspx?did=785467

http://www.mako.co.il/nexter-archive/Article-c3b4ccd924ebc11006.htm

http://www.businessefficiencyconsulting.net/

http://www.office.xerox.com/latest/XOGFL-39U.pdf

http://www.sozofirm.com/email-efficiency-tips/

http://blogs.hbr.org/2012/05/a-super-efficient-email-proces/

הערות

mood_bad
  • אין הערות עדיין
  • chat
    הוספת הערה לפוסט זה

    2019 collection

    הצטרפו לדיון

    קבוצת פייסבוק חדשה לאתר iBlog 

    הצטרפו לקבוצה לדיון מקצועי וענייני על כל מה שקשור לכתיבת תוכן, ניהול בלוג, קידום ברשתות החברתיות, סחר מקוון ופעילות עסקית סביב האתר.

    Announce