שיטת 1-2-3 לניהול המייל

כמה מיילים אתם מקבלים ביום?

כמעט כל אחד יכול להתמודד עם שניים-שלושה מיילים ביום. אבל מה קורה כשמדובר בעשרות מיילים ביום? ואם זה מאות?

אנחנו יודעים מה התשובה. כולנו מכירים את האנשים שיש להם אלפי מיילים שלא נקראו ועוד אלפים שממתינים לתיוק. האנשים האלה סובלים מהרגשה תמידית של חוסר שליטה, ומכיוון שמערכת המייל היא כלי מקצועי חשוב כל כך אובדן השליטה פוגע בכל ההיבטים של העבודה.

אפשר לצאת מהפלונטר הזה, אבל כדי לעשות את זה צריך לקבל עובדה פשוטה: יש הרבה דברים שלא עומדים לקרות היום. הטריק הוא לסדר אותם ככה שבאמת תגיעו אליהם בבוא היום ולא תאבדו אותם לנצח.

שיטת 1-2-3

לפי השיטה הזו, כל התייצבות מול תיבת הדואר הנכנס שלך אמורה לגזול ממך לא יותר מחצי שעה.

יש לך רק שלוש אפשרויות פעולה:

1 -עכשיו

כל דבר שידרוש ממך כמה דקות בלבד או לא סובל דיחוי: טיפול מיידי ותגובה שמאשרת את הביצוע.

(לקטגוריה הזו נכנסים גם כל המיילים שיכולים לעבור מידית לרשימת המטלות שלך ו/או להפוך לפגישות ביומן)

2 – מעקב

 זיהית מייל שלא ניתן לטפל בו תוך כמה דקות? אין ברירה, הוא חייב להיכנס לתיקיית מעקב.

מגיבים בקצרה שהנושא בטיפול כדי לא להשאיר הכותב באפילה.

3 – תיוק

כל מייל שטופל או שאינו דורש תגובה עובר לתיקייה אחת שנקראת טופל.

****

הנקודה בשיטה הזו היא שתיבת האינבוקס שלך ריקה בסוף כל יום עבודה. לפחות חצי מהמיילים שקיבלת עברו מיידית לתיקיית טופל, ועכשיו יש רק תיקיית מעקב שצריך להמשיך לשלוט בה.

****

איך משתלטים על תיבת המעקב

צעד ראשון – מורידים כמויות

  1. מפרידים בין המייל האישי למייל המקצועי.
  2. מנסים לדחוף מדיניות ארגונית המגבילה משלוח מיילים בתפוצה רחבה. כולם יודו לך.
  3. מוודאים שהמייל מסנן ספאם.
  4. עוזבים רשימות תפוצה מסחריות.
  5. מבטלים מיילים מרשתות חברתיות.

צעד שני – מערכת ניהול משימות

המיילים החשובים הם אלה שדורשים ממך פעולה – או, במילים אחרות, צריכים להפוך למשימה. ברגע שלומדים להפוך מיילים למשימות ומעבירים אותן לכלי הנכון שיצרתם מראש – אתם בדרך הנכונה לשליטה מעולה בכל סוגי המטלות שנשפכות עליכם מכל כיוון.

משימות נחלקות ל-3 סוגים:

  1. פגישות – ליומן, כמובן (ורצוי מאד שהוא יהיה ממוחשב ויסתנכרן עם הסמארפון).
  2. פרויקטים – משימות מתמשכות שכדאי לנהל באמצעות כלי ייעודי (גם טבלת אקסל עובדת). משימות שקשורות לפרויקט צריכות להירשם בתוך הפרויקט.
  3. תזכורות – כל הדברים הקטנים שמשגעים אותנו! אל תכניסו אותם ליומן כי הוא יוצף מיד וכלום לא יקרה. יש המון כלים של רשימות צ’ק ליסט שגם יוציאו תזכורות למשימות עם דדליין.

צעד שלישי: שולטים במייל

  1. בדיקה קבועה של המייל בשיטת 1-2-3: לפחות פעם ביום.
  2. אסור לבדוק את המייל כל הזמן!  100 מיילים ביום, 5 דקות לכל מייל… יותר משמונה שעות והלך לך היום.

צעד רביעי: פגישות עם עצמך

אם עבדתם נכון תיקיית המעקב שלכם מכילה אך ורק מיילים חשובים שדורשים טיפול שיגזול מכם זמן.

שריינו זמן ביומן כדי לטפל בה ולנקות מיילים – לפחות כמה פעמים בשבוע.

איך מתייקים? לא מתייקים.

3 תיקיות זה כל מה שצריך:

תיבת דואר נכנס – שאותה מרוקנים כל יום בשיטת 1-2-3.

תיבת מעקב – שבה יש מיילים שעדיין לא טופלו.  מקצים לכך זמן ומטפלים בהם.

תיבת טופל –  שבה נמצאים כל אלפי המיילים שלא תחזרו אליהם לעולם. אנשים רדופים בפחד שיהיה מייל ממש חשוב שהם לא ימצאו, אבל כלי החיפוש שמוטמעים במערכת המייל שלך יותר יעילים ממערכות התיוק שבנית. למעשה, ברוב המאמרים ממליצים למחוק מיילים ישנים.

****

ולפני שאתם מתמוטטים בגלל הפרידה מהתיוק הקדוש – הנה כמה אפשריות שייקלו על רוע הגזירה:

תיוק חיצוני: מן הסתם יש לכם מערכת תיוק במחשב ו/או בקלסרים פיזיים. העבירו את מידע חשוב למערכת התיוק החיצונית  – כך למשל חשבונית מהחשמלאי תתויק בקלסרי פרויקט השיפוץ, ולא במערכת תיוק חופפת ומיותרת שבנית לך בתוך אאוטלוק.

נושא בוער: מטפלים בפרויקט לוהט? צרו תיקיה בתוך תיבת הדואר הנכנס כדי שהחומר יהיה בשלף. כשהפרויקט יסתיים או השריפה תכבה – מסדרים את המיילים בשיטת 1-2-3.

מיילים קריטיים: אם אתם עושים שוב ושוב את אותו חיפוש כדי לאתר מייל חשוב – סימן שכדאי ליצור תיקיית מיילים חשובים ולשים אותו שם.

הערות

mood_bad
  • אין הערות עדיין
  • chat
    הוספת הערה לפוסט זה

    2019 collection

    הצטרפו לדיון

    קבוצת פייסבוק חדשה לאתר iBlog 

    הצטרפו לקבוצה לדיון מקצועי וענייני על כל מה שקשור לכתיבת תוכן, ניהול בלוג, קידום ברשתות החברתיות, סחר מקוון ופעילות עסקית סביב האתר.

    Announce